Drei zentrale Fragen die mit Hilfe dieses Blogbeitrags beantwortet werden sollen. Numero Uno: Wie und wann genau tritt das von uns eingeführte QM-System bei Eventprojekten in Erscheinung? Numero Dos: Welche Vorteile ergeben sich sowohl für unsere Kunden/Kundinnen als auch für uns? Und letzten Endes Numero Tres: Wo liegen die Unterschiede zwischen einer Eventagentur ohne und einer Eventagentur mit zertifiziertem QM-System?
Eventagentur trifft QM-System
Gleich zu Beginn einer Projektanfrage gilt es sich an die, anhand des QM-Systems, eingeführten Strukturen sowie Prozesse zu halten. Jede Anfrage von Kunden/Kundinnen landet im aller ersten Schritt in einer (digitalen) Projektliste. Neben den Kontaktdaten lassen sich hier auch alle benötigten Informationen zur geplanten Veranstaltung finden (u.a. Datum, Uhrzeit, Ort, Art, Teilnehmeranzahl, Budget).
(Digitale) Listen sowie Vorlagen bilden einen wesentlichen Bestandteil eines QM-Systems. Alle sind von der Grundstruktur ähnlich aufgebaut sowie benannt. Sowohl unsere Kollegen/Kolleginnen als auch unsere Kunden/Kundinnen sollen sich beispielsweise in der dritten, fünften oder sogar zehnten Updatekalkulation ohne Probleme zurechtfinden. Die Möglichkeit eine „eigens gebaute“ Kalkulation (alles schon erlebt) auf dem Desktop zu besitzen, vermeiden wir so bereits im Ansatz. Ganz ähnlich verhält es sich somit auch bei einer To-do Liste, einem Gesprächsprotokoll, einem Regie-/Ablauf- oder Aufbauplan sowie, natürlich, auch bei einem unserer Herzstücke, den Eventkonzepten.
Und auch bei der Nachbereitung von Veranstaltungen lässt sich auf ein sehr breites Spektrum an Vorlagen zurückgreifen (u.a. Lieferantenbewertungen, Feedbackbögen).
Gewinn sowohl für den Kunden/die Kundin als auch für die Eventagentur
Wir stecken einen ungefähren Rahmen. In diesem Rahmen bewegen sowohl wir uns, als auch unsere Kunden/Kundinnen. „Das können wir Euch anbieten bzw. das könnt ihr von uns erwarten“. Wir bringen neben einer Menge an Erfahrung auch eine Menge an den eben beschriebenen (digitalen) Listen sowie Vorlagen mit ein. Uns ist dabei natürlich bewusst, dass nicht jedes Eventprojekt gleich abläuft, keinesfalls sogar. Nicht selten entstehen bei gemeinsamen Absprachen mit unseren Kunden/Kundinnen angepasste oder teils sogar auch komplett neue Eventdokumente. Einen ungefähren Weg zum Ziel vorzugeben, der im Anschluss von dem Kunden/von der Kundin klar definiert wird, bringt jedoch sowohl ihn/sie als auch uns ein gehöriges, vielleicht sogar das entscheidende Stück weiter.
Entscheidung für eine Eventagentur mit QM-System
Wo liegen nun also final die genauen Unterschiede zwischen einer Eventagentur mit QM-System sowie einer Eventagentur ohne QM-System? Vorweg: Eine allgemeingültige Aussage ist hier sicherlich nicht möglich. Dennoch denken wir, dass (immer wieder große) Themen wie beispielsweise die klare Nachvollziehbarkeit von Ideen, Meinungen und Entscheidungen sowie die direkt und genau zum Ziel führende Projektplanung/-umsetzung anhand eines eingeführten QM-Systems im Wesentlichen nicht nur besser, sondern auch deutlich präziser abgebildet werden kann.
Nur eine Floskel?
Erstaunlich ehrlich und außergewöhnlich transparent. Mit diesem Leitgedanken werben wir gegenüber unseren Kunden/Kundinnen. Unsere eingeführten Strukturen sowie Prozesse sind nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Wir garantieren Abläufe die darauf ausgerichtet sind die Anforderungen unserer Kunden/Kundinnen zu bestimmen, zu verstehen sowie beständig zu erfüllen. Durch stetige Optimierungen sowie kontinuierliche Verbesserungen profitieren unsere Ansprechpartner*innen gleichzeitig von einer ständig steigenden Projekteffizienz.
